Consular Legalization vs Apostille — เข้าใจระบบสากล
ระบบรับรองเอกสารระหว่างประเทศมี 2 ระบบหลัก — Apostille ภายใต้ Hague Convention 1961 และ Consular Legalization สำหรับประเทศที่ไม่ใช่สมาชิก ประเทศสมาชิก Hague ปัจจุบันมีประมาณ 125 ประเทศ รวมถึงสหรัฐ อังกฤษ ออสเตรเลีย ญี่ปุ่น เกาหลี เยอรมัน ฝรั่งเศส ฯลฯ
ประเทศไทยเข้าร่วม Hague Convention ในวันที่ 1 มกราคม 2024 แต่กระบวนการ Implementation ยังต้องใช้เวลา ปัจจุบันยังคงใช้ระบบ Consular Legalization เป็นหลัก หมายความว่าเอกสารไทยที่จะใช้ในต่างประเทศต้องผ่านขั้นตอน Notary → MFA → สถานทูตปลายทาง แม้ประเทศปลายทางจะเป็นสมาชิก Hague ก็ตาม
เมื่อ Apostille ของไทยเปิดใช้เต็มรูป ลูกค้าจะมีทางเลือก: (1) ใช้ Apostille สำหรับประเทศสมาชิก Hague — ไม่ต้องผ่านสถานทูต ลด Lead Time 50% (2) ใช้ MFA Legalization เดิมสำหรับประเทศที่ไม่ใช่สมาชิก เช่น จีน เวียดนาม สหรัฐอาหรับเอมิเรตส์ — ยังคงต้องผ่านสถานทูต
สำนักงานของเราติดตามการเปลี่ยนแปลงของ MFA อย่างใกล้ชิด และจะอัปเดตบริการให้สอดคล้องเมื่อระบบ Apostille ของไทยเปิดใช้เต็มรูปแบบ — ลูกค้าจะได้รับคำแนะนำที่ถูกต้องว่าควรใช้ระบบไหนสำหรับประเทศปลายทางใด
กระบวนการที่กรมการกงสุล ถนนแจ้งวัฒนะ
กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ตั้งอยู่ที่ 123 ถนนแจ้งวัฒนะ หลักสี่ กรุงเทพ — เป็นจุดเดียวในประเทศไทยที่ให้บริการ Consular Legalization (ไม่มีสาขาในจังหวัดอื่น) ทำให้ผู้ที่อยู่ต่างจังหวัดต้องเดินทางมากรุงเทพหรือใช้บริการตัวแทน
ระบบบริการของ MFA แบ่งเป็น 3 ช่องทาง: (1) Walk-in — รับบัตรคิว ใช้เวลา 2-3 วันทำการ มีจำกัดจำนวนต่อวัน (2) นัดล่วงหน้าผ่านเว็บ — สำหรับ Express Service ใช้เวลา 1-2 วัน (3) Subscription รายเดือนสำหรับตัวแทนมืออาชีพ — มีคิว Premium ส่งงานได้ทุกวันโดยไม่ต้องรอ
สำนักงานของเราใช้ช่องทาง Subscription ทำให้ Runner ส่งงานได้วันละ 2 รอบโดยไม่ต้องรอคิว — ผลคือลูกค้าได้รับ Timeline ที่แม่นยำกว่าทำเองหรือใช้ตัวแทนรายย่อย
ค่าธรรมเนียมราชการ 200 บาท/ฉบับ จ่ายผ่านบัตรเครดิตหรือเงินสดที่ Counter MFA — เราจ่ายแทนแล้วเก็บลูกค้าตามจริงพร้อมใบเสร็จ
ข้อผิดพลาดที่ทำให้ MFA ตีกลับเอกสารบ่อยที่สุด
(1) เอกสารแปลไม่ตรงกับต้นฉบับ — เช่น ตกหล่นบรรทัด ตัวเลขผิด ชื่อสะกดไม่ตรง — MFA ตรวจอย่างละเอียดและตีกลับทุกครั้ง
(2) Notary Stamp ของทนายที่ไม่ขึ้นทะเบียน — MFA มีรายชื่อทนาย Notarial Services Attorney และตรวจสอบทุกฉบับ ถ้าทนายไม่ขึ้นทะเบียนจะตีกลับทันที
(3) เอกสารต้นฉบับเก่าเกิน 6 เดือน — บางหน่วยงานต่างประเทศกำหนด 3 เดือน MFA จะเตือนหรือตีกลับถ้าใกล้ครบ
(4) ขาดสำเนาบัตรประชาชน/Passport ของเจ้าของเอกสาร — บังคับแนบ
(5) ลายเซ็น Notary ไม่ใช่ Wet Signature — Digital Signature ใช้ไม่ได้ MFA ต้องการต้นฉบับลายเซ็นปากกาเสมอ
(6) เลขที่เอกสารต้นฉบับและฉบับแปลไม่ตรงกัน — เป็นเหตุผลที่ Quality Control ของเรามีคนตรวจคู่ก่อนยื่น
สำนักงานของเรามีอัตราการ reject 0% ในรอบ 5 ปีที่ผ่านมา เพราะมี QC Checklist 27 รายการที่ตรวจทุกฉบับก่อนยื่น MFA
Apostille คืออะไรและทำไมไทยไม่มี
Apostille คือตราประทับมาตรฐานภายใต้ Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (1961) ที่ทำให้เอกสารราชการของประเทศสมาชิกใช้ได้ในประเทศสมาชิกอื่นโดยมีเพียงตราประทับเดียว ไม่ต้องผ่าน Embassy Legalization อีก ประเทศสมาชิกปัจจุบันมี 124 ประเทศ รวมถึง USA, UK, EU ทุกประเทศ, ออสเตรเลีย, ญี่ปุ่น, เกาหลีใต้, จีน (ตั้งแต่พ.ย. 2566), อินเดีย, รัสเซีย ประเทศไทย, มาเลเซีย, เวียดนาม, อินโดนีเซียยังไม่เข้าร่วม เหตุผลของไทยที่ยังไม่เข้าร่วมเป็นเรื่องของระบบทะเบียนราษฎรที่ยังไม่สามารถออก digital certificate ตามมาตรฐาน HCCH ได้ และการเปลี่ยนระบบให้รองรับต้องใช้งบประมาณและเวลาหลายปี
ทางเลือกสำหรับไทย — Dual Legalization
วิธีที่ใช้แทน Apostille ในไทยคือ 'Dual Legalization' หรือการรับรองสองชั้น: (1) นำเอกสารไป MFA Legalize ที่กรมการกงสุล ค่าธรรมเนียม 200-400 บาท ใช้เวลา 1-2 วันทำการ (2) นำไป Legalize ที่สถานทูตของประเทศปลายทางในไทย ค่าธรรมเนียม 500-3,500 บาท ใช้เวลา 1-7 วัน เมื่อเอกสารผ่านทั้งสองขั้น ประเทศปลายทางจะยอมรับเสมือนเป็น Apostille บางประเทศ (เช่นจีนหลังเข้า Apostille) ต้องเปลี่ยนเป็น Apostille ของไทยแทนภายใน 2-3 ปีข้างหน้า ถ้าไทยเข้าร่วม HCCH
เอกสารต่างประเทศที่มี Apostille แต่จะใช้ในไทย
หลายลูกค้าเข้าใจผิดว่าเอกสารต่างประเทศที่มี Apostille แล้วใช้ในไทยได้เลย — ไม่จริง เพราะไทยไม่ใช่สมาชิก HCCH ดังนั้น Apostille ที่ออกในประเทศต้นทาง (เช่น Apostille ของ California Secretary of State หรือ Apostille ของ FCDO อังกฤษ) จะต้องนำมาผ่าน Legalization ที่กรมการกงสุล MFA ของไทยอีกครั้ง ใช้เวลา 2 วัน ค่าธรรมเนียม 200 บาท แล้วจึงใช้ในไทยได้ หากเอกสารเป็นภาษาต่างประเทศต้องแปลเป็นไทยและรับรองคำแปลด้วย
